Regulamin udzielania Honorowego Patronatu Wójta Gminy Godkowo
1. Honorowy Patronat Wójta Gminy Godkowo, zwany w dalszej części Regulaminu „Patronatem”, jest wyróżnieniem honorowym, które może być przyznane przedsięwzięciom o zasięgu lokalnym, ponadregionalnym, ogólnopolskim i międzynarodowym, organizowanym na terenie Gminy Godkowo lub poza nią, których realizacja spełnia przesłanki kształtowania pozytywnego wizerunku Gminy Godkowo lub ma istotne znaczenie dla mieszkańców Gminy Godkowo.
2. Prawo przyznania Patronatu przysługuje wyłącznie Wójtowi Gminy Godkowo.
3. Patronat nie jest przyznawany przedsięwzięciom o charakterze komercyjnym, marketingowym oraz budzącym wątpliwości co do zgodności z zasadami etyki i zasadami współżycia społecznego.
4. Przyznanie Patronatu nie oznacza jednocześnie deklaracji wsparcia finansowego lub organizacyjnego ze strony Gminy Godkowo dla organizatora.
5. Wójt Gminy Godkowo w związku z przyznaniem Patronatu może być fundatorem nagród, upominków, nagród rzeczowych, pucharów, statuetek, medali, jeśli organizator zwróci się z pisemną prośbą, o ich ufundowanie i budżet gminy przewiduje na to środki.
6. Przyznanie Patronatu nie jest równoznaczne z osobistym udziałem Wójta Gminy Godkowo w przedsięwzięciu. W zastępstwie Wójta w przedsięwzięciu objętym Patronatem może brać udział inna, wydelegowana przez Wójta Gminy Godkowo osoba.
7. W celu ubiegania się o przyznanie Patronatu należy wypełnić formularz wniosku stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu, dostępny na stronie internetowej Urzędu Gminy Godkowo.
8. Z wnioskiem o objęcie Patronatem Honorowym Wójta Gminy Godkowo występuje organizator imprezy lub osoba przez niego upoważniona.
9. W przypadku przedsięwzięć cyklicznych z wnioskiem o Patronat należy występować każdorazowo.
10. Organizator zobowiązany jest dołączyć do wniosku szczegółowy program przedsięwzięcia lub regulamin, określający jego główne cele i założenia.
11. Wypełniony formularz wniosku wraz z załącznikami należy dostarczyć do Urzędu Gminy w Godkowie w terminie nie później niż 30 dni przed planowaną datą organizacji przedsięwzięcia w jeden z podanych niżej sposobów:
⎯ przesłać na adres: Urząd Gminy w Godkowie, Godkowo 14, 14-407 Godkowo,
⎯ złożyć osobiście w Sekretariacie Urzędu Gminy w Godkowie w godzinach pracy urzędu,
⎯ przesłać drogą elektroniczną na adres mailowy: sekretariat@godkowo.pl
⎯ przesłać drogą elektroniczną na skrzynkę e-puap Urzędu Gminy w Godkowie.
Wniosek złożony po tym terminie może nie zostać rozpatrzony.
12. W uzasadnionych przypadkach Wójt Gminy Godkowo może uwzględnić wnioski złożone po przekroczeniu terminu określonego w punkcie 11.
13. W szczególnych przypadkach organizator może zostać poproszony o złożenie dodatkowych wyjaśnień, dotyczących organizacji i założeń planowanego przedsięwzięcia.
14. O decyzji pozytywnej lub odmownej organizator powiadamiany jest pisemnie w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku. W szczególnych przypadkach termin ten może zostać skrócony lub wydłużony.
15. Organizator wydarzenia, które zostało objęte Patronatem, zobowiązany jest:
- do przekazywania bieżących informacji o działaniach podejmowanych w ramach realizacji wydarzenia oraz dokumentacji będącej podsumowaniem wydarzenia,
- do przesłania na adres sekretariat@godkowo.pl najpóźniej 7 dni przed wydarzeniem szczegółowych informacji o wydarzeniu, tj. program wydarzenia, zdjęcie/plakat reklamujące wydarzenie,
- organizator zobowiązany jest do informowania o przyznanym Patronacie podczas trwania imprezy, dla której przyznany został Patronat,
- odpowiedniego oznakowania wszystkich materiałów promocyjnych, reklamowych i informacyjnych, np. zaproszeń, plakatów, ulotek, materiałów publikowanych na stronach internetowych, w mediach społecznościowych, w lokalnej prasie, radio i telewizji, poprzez zamieszczenie: loga Gminy Godkowo oraz informacji, że przedsięwzięcie odbywa się pod Honorowym Patronatem Wójta Godkowo,
- umieszczenie wpisu na portalach społecznościowych o uzyskaniu Patronatu oraz oznaczenia postu z przedsięwzięcia hasztagami #patronatwójtagminygodkowo, oraz #gminagodkowo w przypadku promocji przedsięwzięcia w mediach społecznościowych,
- wszelkie projekty graficzne materiałów informacyjno-promocyjnych dotyczących wydarzenia, na których znajduje się logo Gminy Godkowo, należy przesłać przed drukiem drogą elektroniczną na adres sekretariat@godkowo.pl w celu akceptacji poprawności jego publikacji,
- ponadto, organizator wydarzenia jest zobowiązany do ekspozycji w centralnym miejscu przedsięwzięcia znaków promocyjnych Gminy Godkowo udostępnionych przez Urząd Gminy w Godkowie i każdorazowo do udzielenia głosu Wójtowi Gminy Godkowo lub na życzenie oddelegowanej przez niego do udziału w wydarzeniu osobie w trakcie wydarzenia.
16. Organizator wydarzenia, które zostało objęte Patronatem, jest zobowiązany do złożenia w sekretariacie urzędu lub przesłania na adres e-mail urzędu w terminie do 30 dni od zrealizowania wydarzenia, sprawozdania z przedsięwzięcia wraz z fotografiami. Wzór sprawozdania stanowi
Załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.
17. Organizator wydarzenia zobowiązany jest w terminie do 5 dni od zrealizowania wydarzenia do przesłania na adres e-mail sekretariat@godkowo.pl relacji tekstowej składającej się z min 300 znaków oraz min 4 fotografii z przeprowadzonego wydarzenia do wykorzystania przez Gminę w mediach prasowych społecznościowych, oraz stronach www.
18. Wydarzenie, które zostało objęte Patronatem, zostanie wymienione na stronie internetowej Gminy Godkowo, w zakładce przedsięwzięć obejmowanych Patronatem w danym roku.
19. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Wójt Gminy Godkowo może, bez podania przyczyny, odebrać przyznany uprzednio Patronat. O tym fakcie organizator jest informowany niezwłocznie. W takim przypadku organizator zobowiązany jest do zaprzestania posługiwania się Patronatem od momentu otrzymania informacji o jego odebraniu.
Klauzula informacyjna dla podmiotów wnioskujących o przyznanie honorowego patronatu Wójta Gminy Godkowo
Informacje dotyczące administratora danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z rozpatrywaniem wniosków o honorowy patronat jest Urząd Gminy w Godkowie, z siedzibą w Godkowie nr 14, reprezentowany przez Wójta Gminy Godkowo. Mogą się Państwo z nim kontaktować w następujący sposób:
- listownie na adres siedziby administratora: 14-407 Godkowo 14;
- poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą E-Puap;
- e-mailem: sekretariat@godkowo.pl,
- telefonicznie : (55) 249 72 10
- Inspektor ochrony danych - IOD
W sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych przez Urząd Gminy w Godkowie, w tym realizacji Państwa praw przez Urząd Gminy w Godkowie, mogą się Państwo kontaktować z wyznaczonym przez Wójta Gminy Godkowo inspektorem ochrony danych (IOD) w następujący sposób:
- listownie na adres siedziby administratora: 14-407 Godkowo 14;
- e-mailem: iod@godkowo.pl,
Cel przetwarzania Państwa danych oraz podstawy prawne
Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe w celu związanym z postępowaniem o udzielenie patronatu Wójta Gminy Godkowo nad organizowanym przez Państwo przedsięwzięciem.
Podstawę prawną przetwarzania Państwa danych stanowią:
- art. 6 ust. 1 lit. c i e rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej zwanym RODO;
- ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000);
- ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 217 z późn. zm.)
Odbiorcy danych osobowych
Państwa dane osobowe mogą być przekazane wyłącznie podmiotom, które uprawnione są do ich otrzymania przepisami prawa. Ponadto mogą być one ujawnione podmiotom, z którymi Urząd Gminy w Godkowie zawarł umowę na świadczenie usług serwisowych dla systemów informatycznych wykorzystywanych przy ich przetwarzaniu.
Okres przechowywania danych
Dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie patronatu Wójta Gminy Godkowo przetwarzane będą zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną Urzędu.
Przysługujące Państwu uprawnienia.
W odniesieniu do danych pozyskanych w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie patronatu Wójta Gminy Godkowo, Wnioskodawcy przysługuje:
- prawo dostępu do jego danych oraz otrzymywania ich kopii;
- prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa;
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Obowiązek podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla przeprowadzenia procesu weryfikacji wniosku o patronat, uzyskania dodatkowych informacji lub wyjaśnień oraz udzielenia informacji o przyznaniu (lub nie) patronatu Wójta Gminy Godkowo.